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Filing System Using Extra Large Filing Labels
Sistemas de Archivo Eficientes: Mucho más que solo de la A a la Z!
Puede que tengas un sistema de archivo, más no significa que sea efectivo. Terry Prince, profesional de la organización ha trabajado con pequeños y grandes negocios por más de 20 años, nos da consejos en dos aspectos clave de archivo eficiente: crear los archivos y mantenerlos. Tómate el tiempo para preparar un sistema archivo inteligente ahora, encontrarás que será más fácil mantenerlo a la larga.

Creando Sistemas de Archivo

Mantén tu sistema lo más sencillo posible. Primero, clasifícalo en categorías, por ejemplo: "Activo", "Negocios de la A a la Z", "Administrativo", y "Proyectos". Luego, determina en qué categoría colocarás cada archivo. Si el número de archivos en una categoría es muy grande, considera crear subcategorías para que el sistema sea manejable. Terry Prince sugiere colocar etiquetas colgantes para cada categoría. Puedes etiquetar tus archivos con Avery Diseña e Imprime Online.


- En la Categoría "Activo" archiva lo relacionado a asuntos que requieren atención inmediata.

- En "Negocios de la A a la Z" archiva la información general alfabéticamente

- En "Administrativo" guarda archivos relacionados directamente con tu trabajo como: correspondencia, gastos, formatos del seguro, etc.

- En "Proyectos", archiva los proyectos por nombre y número de trabajo.

Si tienes archivos que cambian constantemente, las
Etiquetas Removibles Avery serán prácticas. Podrás reciclar folders y mantener tu archivo actualizado y organizado. Te permitirá subdividir el proyecto en varios folders conforme el proyecto crece.

Otro consejo para un sistema de archivo eficiente es contar con elementos visuales que te permitan encontrar documentos rápidamente. Prince sugiere asignar colores para cada sección principal. La
Etiquetas para Fólder Extra-Largas pueden contener imágenes y hasta tres renglones de texto para descripciones detalladas. Te permiten organizar tu archivo como mejor te convenga.

Sistema de Mantenimiento de Archivos

Ya que determinaste tu sistema de archivo, el resto es sencillo. Mantén una lista de actualizaciones de los nombres de los archivos. De esta manera, cuando necesites uno nuevo, podrás revisar la lista para asegurarte de no duplicarlos. Conforme los vayas creando, te será sencillo establecer un sistema uniforme para nombrarlos.

Las Etiquetas Redondas Avery de diferentes diámetros y colores son una gran forma para dar seguimiento a los nuevos documentos que van llegando a tu escritorio. Coloca una Etiqueta a cada documento en tu poder, utilizando el color que de acuerdo con el folder correspondiente. Toma unos minutos diariamente al final del día para organizar tu escritorio y archiva cada documento en el folder indicado.


Si en tu oficina existen grandes archivos compartidos por varias personas, prueba con un sistema de archivo estilo biblioteca. Utilizando este sistema, cualquiera podrá tomar un documento, pero únicamente la persona designada podrá re-archivarlo, como en las bibliotecas. De esta manera el documento volverá junto al lugar indicado.
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Dando Formato a las Etiquetas Avery para Fólder
- 1. Elige una plantilla pre-diseñada en www.avery.com/gallery. Existen diseños disponibles para organización: alfabética, numérica o mensual disponibles para Etiquetas para Fólder Extra-Largas

2. Personaliza la plantilla. Cambia el texto, tipografía y colores que se adapten a tus necesidades de almacenamiento

3. Codifica o relaciona con colores También puedes codificar las iniciales en las plantillas para relacionar la etiqueta del archivo y el folder."

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